Tietosuojaseloste – Asiakassuhteet

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten me Rejlersillä käsittelemme henkilötietojasi (”tiedot”) olemassa olevien ja potentiaalisten asiakassuhteidemme yhteydessä sekä esittelemme henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät oikeutesi. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa siitä, että tietojasi käsitellään lainmukaisesti. Haluamme, että saat tarvittavat tiedot tästä käsittelystä ja tunnet olosi turvalliseksi.
Markkinointiin liittyvä tietojenkäsittely olemassa olevissa ja potentiaalisissa asiakassuhteissamme on kuvattu markkinoinnin tietosuojaselosteessa.

Asiakassuhteisiin liittyen voimme käsitellä seuraavia tietoja:
• yhteystiedot ja tunnistetiedot, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, organisaatio ja työnimike,
• markkinointivalinnat,
• sinun ja meidän välistä yhteydenpitoa koskevat tiedot, sekä
• muut liikesuhteen kannalta olennaiset tiedot, kuten tapaamisten osallistujatiedot ja havaintoja.

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti suoraan asiakkaalta tai sen edustajalta liikesuhteen aikana. Saatamme myös kerätä tietoja viranomaisilta, virallisista rekistereistä ja tietokannoista sekä muista luotettavista ulkoisista lähteistä.

Käsittelemme tietojasi vain toimivien liikesuhteiden ylläpitämiseen, toiminnan tehokkuuden varmistamiseen ja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen liittyvistä syistä. Käsittelyn pääasialliset oikeusperusteet on esitetty alla.

Sopimus: Käsittelemme tietoja sopimusten solmimista, hallinnointia ja toteuttamista varten. Tähän tietojenkäsittelyyn sisältyy esimerkiksi myynnin tuki, sopimusten ja toimitusten hallinta, suorituskyvyn seuranta, asiakasviestintä, maksujen käsittely sekä asiakassuhteen ylläpito muilla tavoin. Tietoja käytetään myös kyselyiden ja asiakasvaatimusten käsittelyyn, vaateiden ratkaisemiseen ja poikkeamatilanteiden hallintaan.

Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja liiketoimintamme ja palvelujemme markkinointia ja kehittämistä sekä asiakasviestinnän ja -suhteiden hallintaa varten. Voimme myös käyttää tietoja poikkeamatilanteiden ja vaateiden käsittelyyn. Varmistamme, että oikeutettuun etuun perustuva käsittely on oikeudenmukaista ja kohtuullisten odotustesi mukaista.

Lakisääteinen velvoite: Paikalliset lait voivat edellyttää meitä noudattamaan muita lakisääteisiä velvoitteita tai luovuttamaan tietoja viranomaisille. Lisäksi esimerkiksi kirjanpito-, tilintarkastu-, vero-, työ-, ympäristö- ja tietosuojalainsäädäntö ja -normit voivat edellyttää, että pidämme kirjaa liiketoiminnastamme.

Suostumus: Voimme käsitellä henkilötietoja erityisiin tarkoituksiin suostumuksesi perusteella. Suostumuksen tai henkilötietojen antaminen ei ole pakollista, ja voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Emme myy tai luovuta tietoja kolmansille osapuolille ilman laillista perustetta. Saatamme jakaa tietoja luotettujen palveluntarjoajien kanssa, jotka auttavat meitä esimerkiksi tietojärjestelmiin, markkinointiin ja asiakastietokantojen hallintaan liittyvissä tehtävissä. Voimme myös tarpeen mukaan jakaa tietojasi kaupallisille kumppaneille, kuten alihankkijoille, sopimusten noudattamista varten. Nämä palveluntarjoajat ja kolmannet osapuolet käsittelevät tietojasi vain ohjeidemme mukaisesti ja tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin. Varmistamme aina, että jaetut tiedot suojataan asianmukaisesti ja että niiden vastaanottajat ovat sitoutuneet noudattamaan riittäviä tietosuojaehtoja.
Lisäksi työntekijöillämme saattaa olla pääsy tietoihisi tarpeen mukaan työtehtäviensä suorittamista varten. Voimme jakaa tietojasi tytäryhtiöillemme, jos ne ovat osallisia toimitussopimukseen, tai liiketoiminnan tukemiseksi, prosessien virtaviivaistamiseksi, organisaation sisäisen yhdenmukaisuuden varmistamiseksi tai muihin tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin.
Tietoja voidaan myös luovuttaa viranomaisille tai muille kolmansille osapuolille, jos sovellettava laki niin edellyttää tai viranomainen esittää täytäntöönpanokelpoisen pyynnön tietojen luovuttamisesta.

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin niiden käsittelyn tarkoitus edellyttää tai esimerkiksi vero- ja kirjanpitolainsäädäntö tai kanneoikeuden vanhenemista koskeva lainsäädäntö vaatii. Noudatamme seuraavia ohjenuoria tietojesi säilytysajoissa:

Voimme tarvittaessa säilyttää tietojasi pidempään oikeudellisista syistä, kuten kanteista, oikeudenkäynneistä tai sisäisistä tutkimuksista johtuen.
Säilytysajan umpeuduttua poistamme tai anonymisoimme tietosi.

Yksityisyyden suoja on meille erittäin tärkeää, ja pyrimme aktiivisesti turvaamaan tietosi. Ryhdymme kaikkiin kohtuudella odotettavissa oleviin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin varmistaaksemme, että tietoja käsitellään turvallisesti ja että ne on suojattu tämän tietosuojaselosteen ja yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä muun sovellettavan lainsäädännön mukaisesti häviämiseltä, tahattomalta tuhoutumiselta, väärinkäytöltä ja luvattomalta käytöltä tai muokkaukselta.

Digitaaliset tietokantamme on suojattu palomuureilla, virustorjuntaohjelmilla, salatuilla yhteyksillä ja muilla vakioturvatoimilla. Fyysisiä materiaaleja säilytetään turvallisissa paikoissa, joihin asiattomilla henkilöillä ei ole pääsyä. Tietoihisi on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä, joiden työ edellyttää tietojesi käsittelyä, ja he käsittelevät niitä ohjeidemme mukaisesti.
Siirrämme tietojasi EU:n/ETA:n ulkopuolisille palveluntarjoajille vain, jos se on tarpeen tietojenkäsittelyn teknisen ja käytännön toteutuksen kannalta, esimerkiksi kun palveluntarjoaja toimii näiden alueiden ulkopuolella. Tällaisissa tapauksissa varmistamme, että palveluntarjoaja on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet tietosuojan varmistamiseksi.

Tietosuojalainsäädännön mukaan sinulla on rekisteröitynä oikeus:

• saada tietoa siitä, miten käsittelemme tietoja
• saada tutustua tietoihin
• oikaista tietoja
• poistaa tiedot tai rajoittaa tietojen käsittelyä
• saada tietoja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle järjestelmälle
• vastustaa tietojen käsittelyä

Edellä mainittujen oikeuksien soveltuvuus ja laajuus määritellään tapauskohtaisesti ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Ota meihin yhteyttä, jos haluat käyttää näitä oikeuksia (lisätietoja kohdassa 9). Voimme joutua pyytämään sinua todistamaan henkilöllisyytesi ennen pyyntösi käsittelyä.

Huomaa, että jos toteutamme suostumuksesi peruuttamista, käsittelyn rajoittamista tai henkilötietojen poistamista koskevan pyyntösi, emme välttämättä voi enää toimittaa sinulle niitä palveluja, joita olet aikaisemmin saanut, tilannut tai pyytänyt.

Jos koet, että tietojesi käsittely on lainvastaista, sinulla on oikeus tehdä valitus alla olevan taulukon mukaiselle valvontaviranomaiselle.

Jos sinulla on tietoihisi liittyviä kysymyksiä tai huolia, ota meihin yhteyttä seuraavasti:

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta harkintamme ja tarpeen mukaan. Selosteen uusin versio on aina saatavilla sivustollamme. Ilmoitamme sinulle merkittävistä muutoksista sähköpostitse tai päivittämällä sivustollamme olevan selosteen.